1. Uvod
Ova politika objašnjava kako se obrađuju lični podaci u servisu Rent Assistant, servisu za upravljanje smještajem za pansione, male hotele i apartmane. Odnosi se na dvije grupe lica: naše korisnike (pružaoce smještaja i zaposlene koje oni pozovu) i goste tih objekata, čije podatke objekti vode u servisu Rent Assistant.
2. Ko je odgovoran za vaše podatke
Za podatke naših korisnika i njihovih naloga (nalozi, pretplate, fakture, bezbjednosni zapisi) mi smo kontrolor.
Za podatke o gostima i zaposlenima koje objekat unese u Rent Assistant kontrolor je objekat. Te podatke obrađujemo samo u ime objekta i po njegovim uputstvima, kao obrađivač, u skladu sa odredbama o obradi podataka iz Uslova korišćenja. Gosti se sa pitanjima o svom boravku najprije obraćaju objektu.
3. Koje podatke obrađujemo
U zavisnosti od načina korišćenja servisa, obrađujemo:
- Podaci o nalogu korisnika: ime, email adresa, lozinka (čuva se samo u heširanom obliku), jezik, podaci o organizaciji koje unesete (naziv, adresa, poreski i bankarski podaci) i paket pretplate.
- Podaci o korišćenju i bezbjednosti: IP adresa i podaci o pregledaču pri prijavi i odjavi, evidencija izmjena u vašem nalogu i, ako dozvolite obavještenja u pregledaču, oznaka uređaja za slanje obavještenja.
- Podaci o gostima koje unosi objekat: ime, email, telefon, broj lične karte ili pasoša, datumi boravka, sobe, broj odraslih i djece, obroci, posebni zahtjevi i napomene, izvor rezervacije i korisničko ime na društvenim mrežama, uplate i fakture.
- Podaci o zaposlenima, ako objekat koristi modul za osoblje: ime, kontakt podaci, radno mjesto, zarada i radno vrijeme.
Objekti ne bi trebalo da u napomene ili posebne zahtjeve unose podatke o zdravlju ili druge posebne kategorije ličnih podataka, osim kada je to neophodno za boravak (na primjer alergije na hranu) i kada za to imaju pravni osnov.
4. Zašto obrađujemo podatke i na kom osnovu
Lične podatke obrađujemo u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka Bosne i Hercegovine i, kada se primjenjuje, Opštom uredbom EU o zaštiti podataka (GDPR):
- Radi pružanja servisa, otvaranja i vođenja naloga i slanja servisnih poruka, kao što su registracija, promjena lozinke i poruke o rezervacijama koje je objekat podesio (izvršenje ugovora).
- Radi izdavanja faktura i vođenja računovodstvene i poreske evidencije (zakonska obaveza).
- Radi bezbjednosti servisa, sprječavanja zloupotreba i istraživanja incidenata, na osnovu bezbjednosnih zapisa (legitimni interes).
- Radi čuvanja i prikaza podataka o gostima i zaposlenima za objekat, isključivo po uputstvima objekta (obrada u ime objekta).
Lične podatke ne prodajemo, ne koristimo ih za oglašavanje i ne šaljemo marketinške poruke bez vašeg pristanka.
5. Ko prima podatke
Koristimo mali broj pružalaca usluga (drugih obrađivača) koji podatke obrađuju samo po našim uputstvima:
- Pružalac usluge hostinga: serveri u Evropskoj uniji, na kojima se čuvaju baza podataka i otpremljeni fajlovi.
- Resend (Resend, Inc., SAD): slanje email poruka iz servisa.
- Google Firebase Cloud Messaging (Google LLC, SAD): slanje obavještenja u pregledaču, samo korisnicima koji ih dozvole.
- Državni organi, kada smo po zakonu dužni da im dostavimo podatke.
Podatke o gostima vidi samo objekat koji ih je unio i korisnici koje je taj objekat pozvao. Naši ovlašćeni zaposleni pristupaju podacima naloga samo kada je to potrebno za rad i podršku servisa i obavezani su na povjerljivost.
6. Prenos podataka van BiH i EU
Podaci se čuvaju u Evropskoj uniji. Slanje email poruka (Resend) i obavještenja (Google) uključuje prenos podataka u Sjedinjene Američke Države. Ovi prenosi se vrše na osnovu standardnih ugovornih klauzula i mjera zaštite pružalaca usluga, kako to dozvoljavaju Zakon o zaštiti ličnih podataka Bosne i Hercegovine i GDPR.
7. Koliko dugo čuvamo podatke
Lične podatke čuvamo samo onoliko koliko je potrebno:
- Podaci o nalogu i organizaciji: dok je nalog aktivan. Kada korisnik ugasi nalog, podatke brišemo ili anonimizujemo u roku od 90 dana, osim podataka koje smo po zakonu dužni da čuvamo.
- Podaci o gostima i zaposlenima: dok ih objekat čuva u svom nalogu. Objekat ih može obrisati u svakom trenutku, a brišu se i gašenjem naloga objekta.
- Fakture i računovodstvena dokumentacija: u rokovima propisanim zakonima o računovodstvu i porezima.
- Bezbjednosni zapisi i evidencija aktivnosti: 12 mjeseci. Evidencija poslatih email poruka: 90 dana. Obavještenja u aplikaciji: 30 dana. Brišu se automatski.
8. Kako štitimo podatke
Veze sa servisom su šifrovane (HTTPS), lozinke se čuvaju samo u heširanom obliku, podaci svake organizacije su odvojeni, a pristup unutar organizacije ograničen je ulogama i dozvolama. Nijedan sistem nije potpuno bezbjedan, ali primjenjujemo razumne tehničke i organizacione mjere srazmjerne riziku.
9. Vaša prava
Imate pravo na:
- Pristup: da saznate da li obrađujemo vaše podatke i dobijete njihovu kopiju.
- Ispravku: da se netačni ili nepotpuni podaci isprave.
- Brisanje: da se vaši podaci obrišu, osim ako smo po zakonu dužni da ih čuvamo.
- Ograničenje: da se obrada u određenim slučajevima ograniči.
- Prenosivost: da podatke koje ste nam dali dobijete u strukturisanom, mašinski čitljivom obliku.
- Prigovor: da uložite prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu.
- Opoziv pristanka u svakom trenutku, kada se obrada zasniva na pristanku, bez uticaja na raniju obradu.
Odgovaramo u roku od 30 dana. Gosti se obraćaju objektu kod kog imaju rezervaciju; ako zahtjev stigne do nas, prosljeđujemo ga objektu i pomažemo mu da odgovori.
10. Pravo na pritužbu
Prigovor možete podnijeti Agenciji za zaštitu ličnih podataka u Bosni i Hercegovini, www.azlp.ba. Lica koja žive u EU mogu se obratiti i nadzornom organu u svojoj zemlji.
11. Povreda ličnih podataka
Ako povreda ličnih podataka može da ugrozi prava lica, obavještavamo Agenciju za zaštitu ličnih podataka u BiH bez nepotrebnog odlaganja, a kada propisi to zahtijevaju najkasnije u roku od 72 sata od saznanja, i bez nepotrebnog odlaganja obavještavamo lica na koja se povreda odnosi. Za podatke o gostima i zaposlenima bez nepotrebnog odlaganja obavještavamo objekat, kako bi ispunio svoje obaveze.
12. Automatizovano odlučivanje
Ne donosimo odluke isključivo na osnovu automatizovane obrade, uključujući profilisanje, koje za vas proizvode pravne ili slične značajne posljedice.
13. Djeca
Servis je namijenjen privrednim subjektima i punoletnim licima. Nalog korisnika ne može otvoriti lice mlađe od 18 godina. Objekti mogu evidentirati da rezervacija uključuje djecu i odgovorni su da tu informaciju obrađuju zakonito.
14. Kolačići i skladište pregledača
Ne koristimo kolačiće niti praćenje. Skladište pregledača koje koristimo opisano je u našoj Politici kolačića.
15. Izmjene ove politike
O bitnim izmjenama korisnike obavještavamo email porukom ili u aplikaciji najmanje 30 dana prije nego što stupe na snagu. Datum na vrhu ove stranice pokazuje kada je politika posljednji put izmijenjena.
16. Kontakt
Za pitanja i zahtjeve u vezi sa ličnim podacima pišite nam putem kontakt forme.